Pagar a escola dos filhos com o cartão da empresa ou cobrir um boleto da empresa com a conta pessoal parece inofensivo. O efeito é que ninguém consegue dizer quanto a empresa lucra nem quanto o dono ganha. Separar as contas é o primeiro passo de qualquer organização financeira.
Por que a mistura é um problema
- Os relatórios deixam de valer. Despesas pessoais dentro da empresa inflam os custos e escondem o lucro real.
- O preço sai errado. Sem saber o custo verdadeiro da estrutura, o cálculo de preço parte de um número falso.
- O caixa fica imprevisível. Retiradas sem data e sem valor fixo impedem qualquer previsão.
- Há risco jurídico. A confusão entre o patrimônio da empresa e o dos sócios é uma das situações em que a Justiça pode alcançar bens pessoais para pagar dívidas da empresa (artigo 50 do Código Civil).
Passo 1: uma conta bancária só para a empresa
Toda receita da empresa entra na conta PJ e toda despesa da empresa sai dela. A conta pessoal recebe apenas o que a empresa paga ao sócio. Vale o mesmo para cartão de crédito e chave Pix.
Passo 2: defina o pró-labore
Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho que ele faz na empresa. Para definir o valor:
- Levante quanto custaria contratar alguém para fazer a sua função.
- Verifique quanto a empresa consegue pagar todo mês sem comprometer o caixa.
- Escolha um valor fixo, entre os dois números, e uma data de pagamento.
O pró-labore entra nas despesas fixas e tem contribuição ao INSS. As regras de valor mínimo e de tributação variam conforme o caso. Confirme com o seu contador.
Passo 3: trate lucro como lucro
O que sobra depois de todas as despesas, incluindo o pró-labore, é lucro da empresa. Ele pode ser distribuído aos sócios, reinvestido ou guardado como reserva.
A distribuição só deve acontecer depois de fechar o resultado do mês ou do trimestre. Retirar "por conta do lucro" antes de saber se ele existe é a origem de muito caixa negativo. A tributação de lucros distribuídos depende do regime e do valor, e também deve ser confirmada com o contador.
Passo 4: registre as retiradas que escaparem
Na transição, alguma despesa pessoal ainda vai passar pela empresa. Quando acontecer, lance como retirada do sócio, fora das despesas operacionais. Assim a DRE continua mostrando o resultado real e você enxerga quanto está retirando de fato.
Passo 5: ajuste o orçamento pessoal ao pró-labore
A separação só se mantém se o padrão de vida couber no pró-labore. Monte o orçamento da casa com esse valor. Se não couber, a decisão é revisar o orçamento pessoal ou aumentar o lucro da empresa. Usar o caixa da empresa como complemento devolve o problema ao início.
Passo 6: crie uma reserva de caixa na empresa
Sem reserva, qualquer mês fraco empurra a empresa para o limite do banco ou para o bolso do sócio. Direcione parte do lucro para uma reserva até cobrir alguns meses de despesas fixas.
E quando a empresa precisa de dinheiro do sócio?
Acontece, principalmente no começo. Registre a entrada como aporte ou empréstimo do sócio, com valor e data. Sem esse registro, o dinheiro parece receita e distorce o resultado.
Como saber se deu certo
Depois de três meses, você deve conseguir responder sem abrir o extrato:
- Quanto a empresa lucrou em cada mês?
- Quanto cada sócio recebeu, entre pró-labore e lucros?
- Qual é o saldo previsto para o fim do próximo mês?
Com as contas separadas, os próximos passos são montar o fluxo de caixa e fechar a DRE gerencial. Se a empresa vende bem e o dinheiro continua sumindo, veja as sete causas mais comuns.